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【摘要】 近年来，随着信息技术的发展及电脑、网络的普及，我国档案事业取得了较快发展，档案的种类日益增多，信息量迅速膨胀。 传统的档案管理手段低下、技术落后，造成档案录入繁琐低效，查询困难，整理编研困难，存放次序容易被打乱，文件容易被破坏等诸多问题。 因此，各单位利用信息化技术开发档案管理数据库、完成档案的科学管理成为必然趋势。某建筑公司利用信息化手段梳理档案管理业务流程，设计相关数据库，开发子系统功能，实现了工程档案管理的信息化。
【关键词】工程档案管理系统;档案收集;档案日常管理;档案开发利用
【中图分类号】TU192
【文献标识码】A
近年来，随着信息技术的发展及电脑、网络的普及，我国档案事业取得了较快发展，档案的种类日益增多，信息量迅速膨胀[1] 。 传统的档案管理手段低下、技术落后，造成档案录入繁琐低效，查询困难，整理编研困难，存放次序容易被打乱，文件容易被破坏等诸多问题。 因此，各单位利用信息化技术开发档案管理数据库、完成档案的科学管理成为必然趋势[2] 。
资阳博物馆建设项目位于四川省资阳市九曲河西侧的吴家院子地块，分为独立地下车库、副楼、主楼等单位工程，总建筑面积为13277.25㎡。在工程建设期间，产生了大量的工程档案信息资料和工作日志，包括相关的文书档案、需保存的基础建设资料、各阶段的图纸资料、体现工程建设质量的技术资料及其他需要管理的档案，数量大、种类多，管理难度比较大。而目前某建筑公司的工程档案资料仍使用传统手段进行人工归档、整理、分析，无法满足现代化档案管理的要求。因此，某建筑公司以资阳博物馆项目为载体，利用信息化手段梳理档案管理业务流程，设计相关数据库，开发子系统功能，实现了工程档案管理的信息化。
1、系统流程设计
档案业务流程主要分为：对工程建设过程中产生的档案的收集、整理，档案的日常管理和对档案进行开发利用三部分。某建筑公司根据档案业务的主要流程设计了相应的功能模块，即档案资料的收集整理、档案全过程管理和档案信息资源的开发利用三大模块。
1.1收集整理
档案入库包含历史数据和当前数据的入库，类型上分为纸质文件和电子文件，格式上分为图片、文字等静态文件和音频、视频等流媒体文件。历史数据的入库建档可分为以下几类：已有电子文件可设计接口对接综合办公等应用系统，完成历史数据的导入，必要时生成纸质文件存档;已有纸质且无对应电子文档的文件，可经过扫描后录入系统，同时保留纸质文件进行存档;已有音频、视频等文件可直接导入档案系统，并保留原始介质文件。 当前数据的入库可在各个项目部安排专人负责，电子文件直接在系统内上传，纸质文件数字化处理后上传系统，形成总目录。总目录随纸质文件移交系统档案管理员，完成交接手续。
1.2日常管理
档案的日常管理分为数据管理、鉴定销毁、借阅管理及用户管理。数据管理主要是日常数据的录入、分类、编码及定时备份。档案的鉴定销毁是时间比较久远的档案或者认为没有价值的档案经鉴定后由档案管理员销毁处理，以减少对档案室资源的占用。档案借阅管理的主要内容是档案的借阅、归还登记，包含对借阅档案的卷宗号、归档号、借阅时间、借阅部门、借阅人、归还时间等信息的登记。用户管理主要是对各单位负责人、用户信息的登记和维护[3] 。
1.3开发利用
档案信息资源的开发利用包括对用户的流媒体服务、信息发布和档案查询，以及档案工作人员可对有价值的档案进行编研，形成编研成果[4] 。
档案管理的出发点和落脚点是利用，档案可为用户提供便捷的检索服务，也可为同类型的工程建设提供参考。使用者从档案中可检索到工程建设过程的视频、音频等流媒体文件，也可检索到工程附近的地貌特征图片，还可检索到CAD等工程的设计图，必要时可根据档案编号借阅。
某建筑公司档案管理系统的主要流程以“归档文件的细颗粒收集整理”和“基于档案信息的全方位开发利用服务”两方面为主。具体业务流程如图 1所示[5] 。
下面将详细介绍整个系统的各个大模块，以及各个大模块下的子模块的详细功能，详情如下表1所示：
2、数据库设计
E-R图也称实体-联系图（EntityRelationshipDiagram），它提供了表示实体类型、属性和联系的方法，用来描述现实世界的概念模型[6]。
E-R图是描述现实世界概念结构模型的有效方法，是表示概念模型的一种方式，其用矩形表示实体型，矩形框内写明实体名;用椭圆表示实体的属性，并用无向边将其与相应的实体型连接起来;用菱形表示实体型之间的联系，在菱形框内写明联系名，并用无向边分别与有关实体型连接起来[6]。
数据库设计包含了四个实体，即档案、单位、用户和系统管理员;也包含了四个关系，即管理、移交接收、查询和借阅。档案指的是档案库本身，包含各种纸质文档、电子文档、视频、图片、音频等资料;单位指的是建立档案的各个单位;用户指的是档案的使用者，包括各个单位的员工。数据库初步设计了六个表，即档案信息表、档案移交接收信息表、档案类别信息表、档案查询信息表、用戶信息表、档案借阅归还信息表。设计的数据库E—R图如图2所示。
2.1系统总体方案设计原则
从资源服务和业务管理的宗旨出发，根据各种档案的管理规则，充分利用计算机相关理论和技术知识，设计和实现操作简便、便于管理、性能稳定的档案管理系统，为用户提供便捷、高效、稳定的档案信息利用途径，为档案管理和监察部门提供快速、准确、强大的监督管理工具。
2.1.1先进性原则
采用目前主流的技术和架构，利用目前相对发展成熟的、先进的体系结构、系统平台和开发技术。
2.1.2开放性原则
一个良好的软件系统，其在系统软件和硬件上都应该具有良好的开放性，其软件和硬件都应该支持与外部系统的标准接口，并且应该支持跨平台操作。
2.1.3标准性
系统采用的规范和标准应符合相关国家、行业的规范和档案标准要求。
2.1.4可靠性原则
良好的软件系统应该具有极高的可靠性和良好的容错性能，这要求在系统设计阶段就要考虑系统运行环境、安全保证、数据存储和传输方式、数据备份方式、灾难恢复计划等因素，以确保系统能够为用户提供不间断的服务。
2.1.5安全性原则
良好的软件系统必须在安全管理方面有所侧重和表现，应该在系统的发布管理、数据的存取等方面有相对应的安全机制和应急策略。
2.1.6扩展性原则
良好的软件系统，在设计时应该要考虑系统在软件、硬件上的可扩展性要求。只有这样，系统才能够满足随着业务不断发展而不断增加的用户需求和系统性能需求。
2.1.7成熟性原则
充分考虑业务发展的成熟性，以保证系统在业务处理操作上的成熟性。在本系统中，要充分考虑电子档案的收集、整理、存储、查询、借阅、发布等所有管理环节，使电子档案的各项管理能够完整集成在一个系统中。
2.1.8易用性原则
良好的软件系统应该为用户提供友好的操作界面，对于本系统，应该充分考虑档案和资源管理人员的工作习惯，以此作为界面设计的出发点，最终保证档案管理人员能够更加便捷地使用本系统。
2.1.9可维护性原则
良好的软件系统应该充分考虑系统的可维护性。随着软件系统的持续运行，系统业务流程和操作方式的调整变更往往在所难免，因此系统应该能够保证在一定程度内数据结构、操作界面等方面的调整变更不会影响系统的体系结构。这就要求系统在设计阶段就要充分考虑系统后期维护阶段可能出现的变化。
2.2技术路线
本项目的开发采用基于 UML 的需求分析方法，采用 Rational Rose 需求分析工具;开发工具采用 C#开发，系统的负载测试采用企业标准级负载测试工具LoadRunner;系统功能的测试采用黑盒法和白盒法相结合的方法进行测试。
3、部分系统功能的实现
某建筑公司工程档案管理系统分为四个部分：文件收集整编、日常管理、开发利用、系统设置与维护，功能结构图如图3所示。档案业务部分包括：工程建设期间产生的大量文件资料管理、全过程档案归档过程管理和档案全方位开发利用三部分，涵盖了档案业务从收集到利用的基本工作，这些功能可以使档案系统管理维护人员利用自定义的档案管理规范及归档约束条件，自动实现档案归档管理的各项工作，并能够对归档的全过程进行在线监控，实现档案的日常管理。
3.1机构与用户管理
3.1.1模块功能：定义和调整所有利用档案系统的机构和用户。在档案系统中，每个机构都隶属于一个上级机构或全宗（即独立管理档案的单位），每个用户都隶属于一个上级机构;不允许一个用户或机构同时隶属于两个上级机构，不允许一个机构同时隶属于两个全宗，也不允许一个用户直接隶属于某个全宗。在管理了多个全宗的较复杂的单位（如档案馆）内，每个用户和机构都可隶属于一个完成其自身核心业务的全宗或机构，而不隶属于非核心业务的全宗或机构，这需要您在定义输入时做一些变通和选择;指定某个用户可以管理哪些全宗和档案类型的数据，如前所述，可以通过角色定义来处理;指定某个用户可以浏览和利用哪些档案数据，可以通过权限管理和赋权申请来处理。这样做既保证了系统内机构和用户定义的唯一性，又可充分反映实际管理需要。在本功能中，“组”的概念和“机构”的概念是一致的。
3.1.2机构管理的程序流程图，如图4所示：
3.1.3用户管理的程序流程图，如图 5所示：
3.1.4实现效果如图6所示：
3.2权限管理
3.2.1模块功能：为每个用户指定使用档案功能的权限。为了统一管理每个用户可以使用的档案功能，在本系统中提出了用户“角色”的概念，每个用户都被赋予唯一一个角色;每个角色可以设定该角色下的用户有权使用的档案功能（同时也设定了无权使用的功能），还设定了该角色下的用户可以增删改档案数据的范围。设置档案权限的界面包括：左侧的“备选机构树表”，中部的“设置权限区”，右侧的“待设置权限机构和用户列表”，和顶端“工具栏”。
档案权限的设置过程与规则权限相似，首先选择要统一设置权限的机构或用户，然后设置这些机构或用户对已选定数据的访问权限，最后设定权限有效期限，保存退出。
3.2.2实现效果如图7所示：
3.3日志管理
3.3.1模块功能：本功能可对系统操作日志和系统登录日志进行查询、浏览和管理。为了保证系统操作有据可查，本系统在增加、删除、修改著录项条目、原文时，进行其它重要操作如修改数据库结构时，都记录了系统操作日志;无论用户登录系统、退出系统、功能操作，系统都记录了日志，网上利用档案都应记录利用档案日志。
3.3.2实现效果如图8所示：
3.4文件收集
3.4.1模块功能：本功能可以实现对文件的分类、登记、修改、删除、检索，原文处理、报表打印等功能，处理完的文件可转入整编库。本功能的操作目的，就是按照组卷方式方法、档案整理方式的规定生成适当的项目和案卷，把散文件放入适当的案卷中，并将整理完毕的项目或案卷归档。
3.4.2实现效果如图 9 所示：
4、工程档案管理系统的测试
4.1软件测试的目的
软件测试是软件开发周期的最后一个环节，也是软件产品上线使用前的最后一道关卡，因此软件测试是软件开发周期中至关重要的环节。软件测试，是对软件开发的需求调研、系统设计、系统开发的最终校验，因此它的质量将直接反应软件产品的质量。由此可以推断，高质量的软件测试是高质量的软件产品质量的保证[5]。软件产品从开始需求调研，到开发完成，错误和疏漏是无法完全避免的现象，对这些错误和疏漏除了可以靠完善的软件开发管理方法来尽量规避，也要通过软件测试的实施来尽可能多地发现。软件測试最直接的目的，就是尽可能快和尽可能多地发现软件产品中的错误，以使这些问题能够尽早解决，不流向客户，以此来最终保障软件产品的质量。
4.2软件测试的方法
从是否关注系统内部结构和实现方法的角度来划分，软件测试包括白盒测试和黑盒测试两种方法。
白盒测试关注系统的实现方式、程序的内部结构和实现逻辑，白盒测试的实施过程，就是验证软件的内部实现逻辑是否正确的过程，因此这种测试方法的应用，要求测试人员必须对软件的實现方法、程序的结构和运算逻辑都必须了解。路径测试、逻辑覆盖测试等就是典型的白盒测试方法。
黑盒测试是不关注系统实现方法和逻辑的一种测试方法，这种测试方法只关注系统的传入参数、传出参数、操作方法等。黑盒测试的过程，就是运用正确的测试方法，给系统指定的传入参数，验证传出参数是否正确的过程。划分法、边界值法等就是典型的黑盒测试方法。
无论哪一种测试方法，都不可能做到穷举测试，因此软件测试其实是不可能发现软件产品中所有的错误的。但是，通过运用合适的软件测试方法，制定完善的软件测试方案，使用相对完备的软件测试用例，都可以最大程度地保证软件测试的效率和质量，进而最终保证软件产品的质量。
4.3测试结果分析
从测试结果上看，最终完成的系统在各项技术指标上均已满足了系统的设计要求，在系统功能、运行性能等方面都达到了理想的效果。在上线之后还可以通过系统的持续运行及问题反馈来对系统做进一步的完善，以满足客户更高的使用要求。
结语：
利用信息化手段构建工程档案管理系统，能够更好地对工程档案进行规范管理，体现各种资料的最大价值。同时，建立了现代化的档案管理制度，实现了工程档案管理信息化、自动化与制度化，全面提升了某建筑公司工程档案信息化的管理水平，方便了施工期间各种资料的查阅，也为后续工程施工及运行管理提供了方便。
参考文献：
[1]张庆莉.档案信息资源开发的影响因素及对策分析[J].档案学通讯，2013（1）：39– 42.
[2]赵红侠.论信息化手段在水利工程档案管理中的运用[J].办公室业务，2015（21）：38.
[3]王学平.浅议我国档案数字化建设实践与发展策略[J].档案学通讯，2011（6）：54-57.
[4]钟骞.基于网络的档案管理系统在水利工程中的应用[J].人民长江，2006（5）：100-102.
[5]汪娴.基于ASP.NET技术的水利工程档案管理信息系统的应用[J].内蒙古水利，2011（4）：127-128.
[6]万晓枫，文军.实体关系图的程序实现[J].实验科学与技术，2013（6）：43-44.96.