摘 要：高职院校档案管理工作不受重视、人才缺乏、软硬件不足、安全保护意识不强导致档案利用不充分、工作效率不高。本文从积极引进和培训档案管理人才、完善档案管理的硬件条件、保护档案的完整性和安全性三个方面进行分析，力图弥补高职院校的档案管理工作出现的漏洞和空白。
关键词：高职;档案;培训;对策
档案管理是一项专业性很强的工作。我国很多综合类院校开设了档案学专业，但因档案学专业学习内容较枯燥，每年报考该专业的学生不多，毕业人数相对有限，高职院校招聘此类人才十分困难。因缺乏档案学专业人才的有效管理，导致高职院校的档案管理工作出现较多漏洞和空白亟需解决。
1 高职院校档案管理现状分析
1.1 高职院校档案管理人才匮乏
高职院校对档案管理人才的学历要求普遍不高，本科以上学历即可，但属于聘用制，身份的不稳定致使本科学历的档案管理人才倾于流入中小学或公务员岗位。档案学专业的毕业生较少，获得了硕士研究生学历的档案管理人才则倾向进入本科院校，起点高、平台大。 高职院校成为了真空地带，档案管理人才匮乏。目前，高职院校档案管理人员大多为非专业人士，甚至为办公室文员兼职。这部分管理员只经过了当地档案局组织的短期培训就仓促上岗，培训的时间较短，且结业考试多为开卷，培训的效果很难检验。大多档案管理员是边工作边自学，不断总结经验中提高自己业务能力，因缺少专业人士指导，摸着石头过河难免多走弯路，给档案管理工作带来了较多不便。
1.2 高职院校不重视档案管理工作
成为档案的资料都是历史资料，时效性不强导致很多高职院校不重视档案管理工作。事实上，“以史为签可以知兴替”，档案管理的重要性不言而喻。档案见证了一个单位的历史变迁，储存着许多一手原始资料，极其重要，如果缺少有效的保管，将造成无法弥补的损失。高职院校中的教学档案，如录取花名册、学籍表、毕业生登记表、就业协议书等对校友来说至关重要，遗失证件、职称评聘、办理社保退休等都是佐证材料，需要认真整理、妥善保管。部分高职院校甚至因师生规模或场地所限只设立了档案室，挂靠在党政办公室或隶属于图书馆，从属的地位也让档案管理不能够独立出来规范化管理。
1.3 高职院校档案管理安全意识淡薄
档案馆、档案室是各级各类档案信息资料的重要承载者，档案工作的底线是确保档案安全。近年来，巴西博物館和巴黎圣母院失火案给档案工作敲响了警钟，档案资料见证了岁月、见证了历史，需要我们采用专业的保护方法、先进的技术手段，对各类可能存在的风险进行管控，确保万无一失。但是，一些高职院校并没有严格按照档案管理规定配备齐全的防火防盗设施，存在较大的安全隐患。
针对上述主要问题，高职院校应重视档案管理工作，给予档案管理人才相应的待遇，有条件的高职院校应成立档案馆，对档案进行规范化管理。
2 高职院校档案管理工作的改进措施
2.1 积极引进和培训档案管理人才
高职院校应提高档案管理人才的待遇，作为特殊岗位给予正式录用职工地位和收入支持，以稳定档案管理人员队伍。引进人才确有困难的高职院校要加大对转岗档案管理人员的培训，鼓励管理人员参加档案学知识各类培训，培训结束对参训人员进行严格的考核，合格方能上岗。要求参训人员汇报、宣讲学习心得，促使参训人员获得真才实学。高职院校各个系部处室应设兼职档案管理员，由专职档案管理员负责进行系统的培训，以确保交给档案馆或档案室的材料真实、完整、有效。档案学职称的初级为直接认定，中级、高级职称以考代评，考试的通过比率较低，部分档案管理人员止步于初级职称，认为考试难度过大。高职院校应鼓励档案管理人员通过学习和实践相结合向更高的职称等级迈进，考虑职称与绩效工资挂勾，促使档案管理人员的管理水平迈上新的台阶。
2.2 完善档案管理的硬件条件
按照国家档案管理的有关规定，万人以上招生规模的学校要设立档案馆，有些高职院校的招生规模远超万人，但因学校不重视档案管理的硬件建设，仍以档案室应对上级的检查。档案室硬件条件不足，缺少档案柜和密集架导致大量档案盒只能装箱无法上架，档案室显得零乱无序。密集架较老旧，不能保密封闭，不能起到防尘、防光、防火的作用。这些高职院校应建设与学生数相适应规模的档案馆，配备齐全的防潮防火防盗防尘防污染硬件设备，如档案柜、收纳箱和防潮、防虫等相关物品。
2.3 保护档案的完整性和安全性
首先，高职院校应施行安全领导负责制，对档案安全、保密工作进行直接的领导。其次，建立并严格执行档案安全管理制度，建立奖罚机制，对违反档案安全管理规定的行为进行相应的惩罚，保护档案的完整性和安全性，谨防重要资料泄密。再次，要定期对档案馆或档案室的安全工作进行抽查，加强日常防火防资盗巡检，排除一切可能的火灾盗窃隐患。制定应急预案，确保在最佳救援时间里，能够迅速反应，最大程序地减少损失。最后，我们应与争取与异地高校签订协议，做好重要的纸质档案和电子档案异地备份工作。利用现代技术保存档案信息是非常重要的手段。在人工智能、大数据、物联网等高新技术为档案馆护航保驾的背景下，档案数字化已经成为档案保护基础工作中不可或缺的环节。它能够多角度、全方位地收录档案数据，让档案有更精准的保存方式、更便捷的查询方式，是对档案传统保护方式的极有力的补充。
总之，高职院校档案管理工作应本着“以贡献求支持，以服务求发展”的思想，引进人才，更新发展理念，创新工作方法，引入互联网信息化手段，完善档案数据库，切实提高档案的利用率和档案工作的管理水平。
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作者简介
蔡丽华（1982-），女，江西南昌人，硕士，江西卫生职业学院党政办档案室干事，研究方向：高校档案管理。