摘 要：随着信息技术的飞速发展，大数据与云计算在诸多领域发挥优势，档案管理也将其引入其中，以期有效发挥新技术对档案管理的推动作用。传统纸质档案逐步向数字档案转换，档案服务模式应用空间扩大，更显服务的主动性与自觉性，对发挥数字档案资源的价值意义深远。要以大数据时代为背景，结合档案管理发展实际，对新阶段档案管理服务模式进行深入探讨，掌握数字档案的特点，切实提升档案管理服务水平，更好发挥档案服务社会的价值。
关键词：大数据时代；档案管理；服务模式；转型
在科技的带动下，大数据与云计算深入社会各个领域，档案管理领域也积极应用，加快纸质档案向数字档案的转换。随着信息技术影响力的不断深入，数字档案成为档案管理领域的主流趋势。档案资源是大数据的重要来源渠道，其应用服务模式需要与时俱进，而档案管理者要积极转变管理思维，增强服务意识，掌握数字档案信息的特征，进行适应性调整，以便为整个社会提供更加高效与优质的服务。
1 基于專业角度准确认识大数据的涵义及特征
对于大数据，顾名思义就是海量信息与巨量资料，代表了对大规模信息的搜集与分析能力，最终目的是在纷繁复杂的数据中探寻规律。从特征上分析，大数据集中体现为体量庞大、内容多样、传播速度快、价值密度低。从结构上分析，大数据涵盖了结构、非结构以及半结构化的数据。另外，数据之间存在紧密的关联，需要对海量信息进行分析，强化与关联性信息的有机融合，达到数据挖掘的目的。
2 探讨传统纸质档案服务模式及其特征
2.1 档案管理流程复杂，环节较多，归档整理工作量大，质量隐患突出
对于档案管理工作，整个流程复杂，环节众多，如档案价值的鉴定、档案的接收、系统分类、装订等。基于此，档案管理人员需要面对大量来自不同部门的文件，工作量巨大。另外，这种模式的工作具有重复性，诱发档案工作者工作倦怠情绪，很容易诱发失误与偏差，造成档案质量隐患，很难绝对保证档案的准确性与可靠性，同时，又要增加复检环节，无形中使得工作量被增加，整个流程与环节亟待改善与优化。
2.2 电子化档案尚未完全普及，档案实体与信息条目缺乏关联性
对于档案事业，为了能够实现对目标档案的准确定位，有效提升定位效率，档案条目管理系统引入其中。具体讲，这种系统对档案关键字段采取录入管理的方式，替代传统手工台账，查找效率得到提高。但是目前，电子化档案管理尚未达到全面普及，档案内容的获取需要以档案实体为基础。也就是说，档案实体的定位需要信息条目与档案实体的有效关联，否则系统作用无法有效发挥。
2.3 档案实体存储空间庞大
对于传统档案管理，整个归档过程就是对文件进行分类立卷处理。结合档案所属行业与部门，档案类型多样，如文书、设备、基建等类型，档案实体需要较大的存储空间。为了实现快速定位查找，需要对档案门类进行明确，掌握不同门类档案规模扩大情况，以便预留足够的存储空间。但是，这种预估并不具有绝对准确性。究其原因，一方面行业发展速度处于变化中，另外，行业发展动态、方向也极具不稳定性。
2.4 纸质档案深受存储环境影响，保存要求严格
对于传统纸质档案，为了实现长期保存的目的，对于库房保管环境与条件要求较高，十分严格，尤其是对温度、湿度、光照等条件具有较高标准，需要将参数控制在一定范围之内。为此，要结合实际需求，合理增设外部设备，营造更加适合的存储环境，保证环境参数达标，为档案长期、安全存储提供优质条件。
2.5 纸质档案利用率低，档案管理服务缺乏主动性
立足传统纸质档案管理模式，很大一部分归档文件处于封存状态，档案利用率较低，一些具有价值的档案知识处于休眠状态，很难发挥其应用价值。另外，实体档案具有唯一的特性，很难实现同一档案的多人使用，整体降低了档案利用率。在纸质档案应用过程中，需要先行进行需求的提出，结合实际情况，提供档案相关服务。由此可见，档案利用率的高低直接受制于需求量。
3 大数据时代档数字化案管理服务模式介绍
3.1 数字档案以虚拟化为特征，突破存储空间不足的制约
立足大数据时代，档案管理信息化建设加速，档案实体突破传统纸质档案的束缚，电子档案成为主要模式，即纸质档案转换为数字档案。基于此，档案存储不再受制于存储空间的限制。从存储角度分析，数字档案的存储依托数据库系统，以计算机为介质。随着科技水平的不断攀升，计算机容量持续增大，体积缩小，即便面对海量信息，也能够满足实际需求。与纸质档案贮存相比，数字档案存储所占空间几乎可以忽略不计，也就是说，数字档案不再受制于空间限制。
3.2 实现数字档案自动备份，安全性与可靠性更强
立足信息化环境，数字档案的整理与备份不再受制于空间大小，拷贝更加快捷高效。具体讲，数字档案的备份以管理系统平台为背景，支持自动化完成。立足管理系统设计阶段，对功能需求以及相关约束条件提出要求，保证系统支持数据信息的多重备份，在根本上促使存储数据更具安全性与可靠性。
3.3 数字档案质量从管理系统源头得以控制，管理流程更显科学性与规范性
当前，办公自动化发展迅速，办公平台较多，无纸化办公势不可挡，更多记录性文件、审批资料等以数字化信息方式存储至系统平台之上，满足传递与共享的需求。如果办公平台接口标准统一，就能够满足数据顺畅传递的要求，同时，归档的数字档案能够通过管理平台进行自动化传递，有效杜绝手动操作的不稳定性与不确定性。数字档案在形成初期就处于系统控制之下，在完成构建、校对以及审批流程之后，实现全周期运转，达到原数据与数据文件的一并处理，防止出现数据失真情况，维护档案信息的完整性与真实性。另外，依托现代化的档案管理平台，能够设置合理的管理流程，规范性更强，结合实际，预定运行流程，降低人为因素的不良影响，实现档案的科学性管理。
3.4 档案管理凸显多元化，服务尽显智能性
随着新时期档案资源存储模式的不断演变，档案服务模式也发生变化。具体讲，数字化档案不受物理资源的限制，档案管理系统能够结合用户需求进行判定，以应用平台及相关任务进行感知，对用户所需资料进行主动性推送与建议，实现档案知识的自动化传递，档案利用率显著提升，实现资源价值最大化。立足大数据时代，数字档案的管理更显快捷性。由于不受物理空间限制，满足数字档案动态管理的需求。结合用户要求，依托系统自我学习与积累，更快掌握用户的实际操作目的，在大数据以及云计算技术的支持下，实现快速定位与过滤的目的，对档案资源进行快速整合与推送。
4 结束语
综上，随着科技的不断发展，尤其是在大数据的影响下，档案事业面临新的要求，传统纸质档案管理模式逐渐被数字化档案管理所取代。基于此，档案管理者要积极转变思路，调整档案管理服务模式，改变被动服务方式，发挥主动性与自觉性，切实提升档案管理效率，构建良性循环，以期有效发挥档案服务社会的功能。
参考文献
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