摘 要 随着办公自动化的不断普及，档案管理也向信息化、现代化方向转变。如何在办公自动化环境下进行档案管理，是每一个公司所需要思考的问题。本文以办公自动化环境下档案管理的重要性为切入点，针对档案管理工作中存在的问题进行分析，为办公自动化环境下进行档案管理提出可行的建议，从而促进单位档案管理的长远发展。
关键词 办公自动化；档案管理；优势；改善措施
目前很多单位档案管理工作中还存在很多问题，如何在办公自动化环境之下进行档案管理是顺利运营必须攻克的难题。以目前的情况来看，现在的办公自动化还未完善，存在着一些漏洞。我们要针对档案管理中出现的问题进行针对性的改革，改变原有的档案管理手段势在必行。
1 办公自动化环境下进行档案管理的重要性及优势
（1）当今数字时代，办公自动化形成了大量电子文件，电子文件的出现及其长久保存的需要将促使多年来提倡的文件、档案一体化管理进入实质性阶段。文件档案一体化是指把文件管理工作和档案管理工作整合为一个系统，立足于文件、档案的形成规律，运用系统理论和计算机管理方法，将文件管理和档案管理数据化、信息化、网络化，形成一个完整的信息系统，对文件和档案进行统一控制和管理[1]。文档一体化可以实现从文件到档案的全程管理，从前端控制开始，直至文件处理完毕归档。
（2）办公自动化改变了传统的档案管理模式，节省了大量的人力、物力和财力。传统的档案整理常常会增加重复的扫描工作，文件在使用过程中已扫描保存，归档时盖好档号章再次扫描，大量的扫描工作使档案管理人员不堪重负，不得已外包扫描工作，增加一笔不小的财务开支。而辦公自动化可以实现文件处理完毕即归档，盖上电子档号章即可，减少了人力、物力和财务成本[2-3]。传统的档案利用经多项审批流程方可借阅，既影响工作效率也不便统计。而办公自动化使得审批、借阅和统计均在OA上完成，大大提升了工作效率。甚至应用办公自动化系统进行档案管理，能使文档通过计算机网络技术实现云储存。这样，无论是在网络运行状态下，还是在脱机状态下，查阅者都能不受时间空间的限制而自由的进行文档查阅，从而实现文档、文字等信息的最大化共享。
2 办公自动化环境下档案管理容易出现的问题及对策
办公自动化环境下对档案管理工作提出了新的挑战，文件档案一体化的实际操作仍然存在困难，黑客及病毒的出现也威胁到电子档案的安全，对此，提出以下对策：
（1）通过信息技术对OA系统与档案管理系统进行很好的衔接，建立“待归档区”。文件处理完毕先存放于待归档区，经鉴定后分类，分为永久、30年和10年保管期限，在真正归档时再按档案分类方案及保管期限进行排序和编件号，盖上电子档号章，最后自动生成《归档文件目录》，完成归档工作[4]。
（2）提高工作人员使用自动化办公设备的能力。工作人员对自动化办公工具的掌握程度直接影响文档的管理工作。如果自动化的办公软件操作不当，就会出现文档格式保存错误，分类错误等问题。更严重的是，网络安全的问题日益严峻，有些重要的资料文件很容易受到黑客攻击，如若重要资料遭到外泄，造成的严重后果将不堪设想。要想解决这些问题，提高文件档案管理人员操作电子设备的水平是重中之重。除此之外，管理人员不仅要熟悉电子文件的管理和搜索过程， 同时要具备防止黑客窃取资料的计算机水平，将维护档案管理安全的责任意识谨记于心。
（3）规范管理体制。很多单位对文档管理部门的重要性持怀疑态度，不了解对电子文档进行管理的过程需要相关部门的协同合作运行。档案的收集需要各部门配合，尽量形成完整的档案；档案管理系统的维护也需要信息部门的配合与支持[5]。所以，要档案管理需要领导班子树立起在办公自动化条件下的档案管理意识，大力支持档案管理工作。理解办公自动化对于档案管理的重要意义，同时，单位也要对此进行大力宣传，将档案管理意识植根于每个人的思想中。
（4）规范档案管理流程，提高档案管理的安全性。在适应并实现办公自动化的同时，要重视对档案的安全保护。在进行档案管理过程中，要制定相应的档案管理规范及条例，规范整个档案的管理流程，运用计算机手段确实可以帮助管理人员提高工作效率，保证档案管理的实用性与科学性[6]，但是也有潜在的安全风险，所以我们要格外注重档案管理流程的规范性，注重档案管理的安全性，在利用办公自动化管理手段的同时确保档案信息不能外泄，实现在网络电子平台上对档案管理工作监管的有效性。
3 结束语
在现存的档案管理过程中，确实还存在着一系列的问题，包括档案管理意识薄弱、管理流程缺少专业性与规范性和相关管理人员配备不完善、职业素养及专业素养较低等，对于档案管理工作来说，改变固有的档案管理制度势在必行。我们要利用办公自动化管理系统等先进手段，促进档案管理工作向信息化、电子化、数字化和现代化方向转变，使整个单位重视起相应的办公自动化档案管理观念，完善管理人员配备。通过对档案管理工作进行整改，改善了传统档案管理的弊端，使档案利用更加便利，促进单位档案管理的进一步发展。
参考文献
[1] 韦俊梅.文书档案管理的办公自动化应用探析[J].人才资源开发，2016，（16）：177-178.
[2] 李伟艳.办公自动化环境下档案管理探析[J] .办公室业务，2016，（20）：179.
[3] 杜建民.浅谈办公自动化环境下的文书档案管理的特点和建议[J].水利规划与设计，2014，（9）：64-65.
[4] 张丹丹.办公自动化环境下的文书档案管理研究[J].经营管理者，2015，（29）：280.
[5] 赵屹.数字时代的文件与档案管理[M].北京：世界图书出版公司，2014：112.
[6] 冯惠玲.电子文件管理教程[M].北京：中国人民大学出版社，2001：20-23.
作者简介
王竹静，女，籍贯：湖北荆门人，学历：本科，毕业于湖南大学，现有职称：中级经济师，档案管理馆员，研究方向：档案管理。