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摘要 荀况曰：“故不积跬步，无以至千里，不积小流，无以成江海。”它说明了任何大事都是由小事积累而成的道理。“办文、办会和办事”是高校办公室秘书义不容辞的责任。提升高校办公室秘书能办事、办对事和办好事的能力和水平是具有探讨价值的热门话题。
关键词 提升 高校 办公室秘书 办事能力
中图分类号：G46 文献标识码：A
On Improving Ability of a College Sectary
LI Zezhong
(Chongqing University of Arts and Sciences, Chongqing 402160)
AbstractHsun Tzu said: "It is not the acumen elation of small steps, there is no way to as far as a thousand miles; not trickle together, and there is no way to become river or sea." It tells us a truth that any event by an accumulation of little things. "Write, meeting and work" are three most important duties of one sectary. It is a hot topic that how to improve ability and level of one sectary.
Key wordsimprove; college; sectary; ability
老子云“合抱之木，生于毫末；九层之台，起于垒土；千里之行，始于足下。”它形象地说明了人要成就一件大事，就得从平凡的小事做起。高校办公室秘书要立足岗位奉献，不断提高办事能力和水平，学会做好身边每一件力所能及的事情。
1 办事与办事能力基本内涵
办事就是做事情。高校办公室秘书承担着事无巨细的繁重的任务，即做好一件件平凡的事情。办事能力是指办事的质量和成效。它体现在三方面：办事时间、办事质量和办事结果。
2 办事基本要求
（1）快速，效率高。快速和效率高的基本要求是：办事情要雷厉风行。即严厉迅速、声势猛烈和行动迅速。切忌：漫不经心、拖拖拉拉和拖泥带水。（2）美好，质量优。美好和质量优的基本要求是：没有重复劳动，一次性把事情做好。所谓重复劳动是指事情没有办好，不符合要求，返工重做。（3）圆满，无瑕疵。圆满和无瑕疵是指所办事情结果没有缺陷、漏洞、过失，圆圆满满，使人满意。
3 提升高校办公室秘书办事能力
如何提升高校办公室秘书办事能力是仁者见仁智者见智的探讨问题。笔者认为需从以下几方面努力：
3.1 掌握信息，提高办事效果
信息是信息论中的一个术语，常常把消息中有意义的内容称为信息。1948年，美国著名数学家、控制论的创始人维纳在《控制论》一书中，指出：“信息就是信息，既非物质，也非能量。所谓“掌握信息”是指高校办公室秘书在办事过程中所涉及的具有使用价值的信息要熟记心中，为办事提供方便和条件。高校办公室秘书为了提高办事能力和水平应了解和掌握的信息有：
（1）熟记通讯信息，内外联系节时省力。高校办公室秘书肩负着上下联系和左右沟通的职能。“上下联系”主要指当好上级、领导与教职工的联络员。“左右沟通”主要指协调学校与横向部门的工作联系。办公室秘书办事离不开联系，而电话联系是一种重要方式。
（2）熟悉采购信息，为采购办公用品提供便利。采购笔、纸等日常办公用品是高校办公室秘书的一项任务。办公室秘书要分类编制办公用品供应商的公办场地、商品名称、价格等相关信息。办公室秘书掌握了采购信息，购买办公用品只需与商品供应商电话联系，协商办公用品买卖事务，供应商直接供货，这样就节约了时间和现场采购产生的车旅费等。
（3）牢记交通信息，出行快捷方便。高校领导及教职工等人员经常外出学习、开会、考察等，需要乘坐客车、火车、飞机等交通工具。高校办公室秘书要收集和整合车型、车次、发车时间、价格等方面信息，为领导和教职工外出提供及时、优质的交通信息服务。
（4）熟知餐饮住宿信息，恰当安排餐饮和住宿服务。接待领导和客人是高校办公室秘书的任务。办公室秘书要收集和整理高校所在地的宾馆、酒店、茶楼等信息，特别要注意其环境、消费水平等信息。
3.2 掌握办事基本原则，提升正确办事能力
高校办公室秘书主要职责概括为“办文、办会和办事”。秘书承担着繁重的办事任务。办公室秘书要提高能办事和办对事的能力。办对事就是正确办事，正确办事则必须遵循合法、合情和合理的原则。
（1）合法原则。高校办公室秘书办事必须遵守法律法规，即依法办事。依法办事，是依法治国的基本要求，也是维护社会稳定的基础，更是落实科学发展观、构建社会主义和谐社会的必然要求。办公室秘书要进一步增强法律意识和法律观念，对不合法的事情坚决不为，对违反法律法规的行为坚决制止。高校办学涉及到食品安全、交通安全、消防安全等法律法规。高校办公室秘书要特别注意关于重大事故事件报告的法律法规规定，必须按照法律规定处置。如：《中华人民共和国食品安全法》第七十一条规定，发生食品安全事故的单位应当立即予以处置，防止事故扩大。事故发生单位和接收病人进行治疗的单位应当及时向事故发生地县级卫生行政部门报告。《生产安全事故报告和调查处理条例》第九条规定，事故发生后，事故现场有关人员应当立即向本单位负责人报告；单位负责人接到报告后，应当于1小时内向事故发生地县级以上人民政府安全生产监督管理部门和负有安全生产监督管理职责的有关部门报告。
（2）合情合理原则。合情合理就是合乎道理、事理或情理。主要包括：一是合乎情理，考虑特殊情形，体现人情味；二是一视同仁，体现公平。领导与教职工平等、教师与学生平等，不管是谁都热情接待，主动服务。
3.3 掌握科学方法，提高办事效率
3.3.1 有序方法
（1）经典故事，彰显有序方法的重要性。笨猪泡茶故事简介：一天中午，笨猪正在家中的园子里悠闲地晒着太阳，它小时候的伙伴山羊突然造访。多年不见，笨猪很高兴，忙不迭地给山羊泡茶。但因为平时懒散惯了，不知道茶杯和茶叶放在哪个角落。于是，猪开始翻箱倒柜地找，好不容易找到一只落满灰尘的茶杯。它洗好茶杯，才想起茶叶没有找到，又费了九牛二虎之力才找到茶叶。正准备泡茶，却发现壶里的开水早以用完。于是，它又翘着尾巴开始烧开水。等到水烧开了，山羊早已离开了。
（2）笨猪泡茶故事评析。客人来了，要泡茶，就要烧开水、找茶叶、洗茶杯。完成这件事可以有以下六种不同的顺序：
如果等洗茶杯与找茶叶这两件事做完后才想起烧开水，就费事了。如果先烧开水，在烧开水的同时洗茶杯、找茶叶，效果就好多了。
（3）遵循有序方法办事，提高办事效率。常言道：“万物有理，四时有序。”这里的“序”是顺序、次序、程序的意思，也即是：事物发生发展、运动变化的过程和步骤，是客观规律的体现。反映在实际工作中，它要求我们办事必须有条理、讲程序。
在实际工作中，有序方法就是指办事情要有条有理，它可以使你对做事情的顺序的安排更加合理，时间的分配更加严格，避免许多重复劳动，最后一事无成。办事没有条理，又想把工作做好的人，总是感到没有时间或人手不够。
3.3.2 优先法
（1）优先法是指在若干事情中，哪些事情必须先做，哪些事情可以后做，也即做事应有主次和轻重缓急之分，不能眉毛胡子一把抓，集中力量和时间办理优先事务，可以提升办事满意度，减轻工作压力，达到事半功倍的效果。
（2）高校办公室秘书应优先办理的事情。根据高校办公室秘书工作性质、职责和工作实际等，办公室秘书应优先办理的事务包括：领导交办的事情、上级分配的任务重大事务和紧急事务等。
3.4 办事应该注意的问题
（1）事前策划。《诗经 幽风 鸱鸮》：“迨天之未阴雨，彻彼桑土，绸缪牖户。今此下民，或敢侮予！”这首诗的意思可以概括为“未雨绸缪”，即是说做任何事情都应该事先准备，以免临时手忙脚。高校办公室秘书要养成忙中有序的习惯，办事前要做好充分的准备，思考需联系的人、部门、办事程序，需准备的材料等。
（2）灵活性。高校办公室秘书办事要灵活。在竞争白热化的今天，职场已宛如一块不易坚守的阵地，“铁打的营盘，流水的兵”。因此，办公室秘书要突破常规思维，办事情要灵活多变，敢于提出新思想、新举措。
参考文献
[1]来卫东.办事能力[J].牡丹,2004.3.
[2]刘桂军.如何提升部属的办事能力[J].领导科学,2003.19.