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[摘要]回顾了2000-2008年期间国家图书馆举办业界培训发送信息的工作。介绍了邮政信函批量传递信息时显示的特征，分析了邮政信函传递培训信息的利弊。探讨了使用E-mail发送培训信息的优势和局限性，认为E-mail对传递培训信息具有积极的作用。
[关键词]图书馆；培训；信息
[中图分类号]G25 [文献标识码]A [文章编号]1008-0821(2011)02-0148-04
图书馆业务培训是一项长期工作，是图书馆人力资源建设的一部分，对象主要为在职的业内人员，培训目标是提高图书馆员业务水平，促进业内各项新修订标准的普及与应用。培训工作是图书馆事业发展的一个有机组成部分。
1. 邮政信函传送培训信息
国家图书馆常年面向业界举办图书馆业务培训班，培训项目是在向业界进行了相关需求调研基础上确定的。培训项目启动前，除了告知调研范围内有需求的单位及个人外，仍需告知我们认为有潜在培训需求的单位及个人，举办培训班的诸多前期准备工作中，培训信息对外传送的主要途径是邮政信函，同时也借助E-mail辅助发送培训信息。
1.1 邮寄培训信函
举办业界培训班发布信息的渠道，主要是依靠邮政信函来传递。当一个新的培训项目确定后，我们会依据主题，查阅培训需求预约登记，向有培训需求的图书馆业务部门发送培训信息，同时向相关单位发送培训通知。通过邮局传递的信件视具体地区不同，信件在本市需要2天送达，边远地区约需12天才能收到，因此需要考虑到信件在途中所需时间，为收到信函的单位预留出恰当时间。外单位如果过早收到培训信函，有可能与其它信函混在一起存放，需要用时找不到了，实践中也多次发生这样的事情，有图书馆在举办培训前，来电告知需要重新邮寄培训通知，因为早前收到信函，时间还很充裕，就先存放起来了，过一段时间选派出参加培训的人员后，找不到培训通知了。反之信件收到晚了，则会使得欲派人外出交流学习的单位内部工作安排很仓促，有的单位甚至选定外出参加培训的人员后，因为培训日期临近，购不到火车票了，乘坐飞机又不符合国家的相关标准，因此错过了学习交流的机会。对此，多数单位负责人表示，希望能在培训举办前25～30天收到信息较为合适。
1.2 信函传递信息的特征
对通过邮局传递平信邮件的利弊，笔者有如下8点体会。长处有4点：①符合培训行业规范化、标准化的通知模式，纸板的文本通知大多有主办单位的标志性抬头、同时落款有红色公章，是标准的公文版本格式。②是各单位图书馆行政管理体系认可的通知方式。便于各单位的各级领导审阅、批示、转发、落实。③是多数单位财务部门需要的凭证，盖有红色公章的培训邀请公函需要存档，也是报销相关费用的必要附件。④颇费时间和人力的发信工作流程可以外包给专业的邮政信函服务公司。此项业务的外包，缩短了前期准备工作时间，提高了工作效率。
同时我们也发现平信邮件的不足之处。归纳起来有以下4点：①培训前期的邮资投入，以一次批量发送5000封信来看，邮寄费用是一项较大的支出，如果是培训机构自己的人操作，前期还有比较大的人力投入，如印刷通知、加盖公章、向信内填装通知、胶水封装信封、手写或打印信封封面的收信单位地址、邮政编码、对本市及外地的信件进行分类、计数、打捆、转运等项工作。②信件被退回，但核验了标注的退信理由，有少数情况是不成立，如被告知收信单位邮编或地址有误，但经核实是正确的。再有一种情况就是，收信单位地址发生了变更，我们没有掌握此情况，在近一年的时间内，向该单位发送了多期培训信函，第二年，收到了邮局转来的全部退信，邮局内部工作效率的迟缓，导致主办机构浪费了人力和经费，耽误了尽快核查更正地址的时间。③部分有意向参加培训的单位，地区较偏远，邮政信函需要在许多环节周转，有超过10多天对方才收到信件的情况。这时我们需要借助电话、传真、电邮、网站的培训公告等方式，来补偿邮政信函的不足。④批量邮寄信件时，总有少数的单位没有收到信件，培训机构没有可以核查的手段及人力，而信件的去向也只能是下落不明了。平信需考虑成本因素，一个单位通常只发一封信，通知往往沉淀在某个环节，需要参加培训的人员经常无法获知培训信息。从以上4点可以看出，它对培训信息的顺利传递也有一定的制约作用。
2. E-mail传送培训信息
随着图书馆事业的快速发展，培训工作的节奏也愈发加快，一些培训项目为保证高质量、较为严谨和充实的培训内容，需要花费较长的调研、论证、策划、筹备时间，这样到最终落实举办该培训项目，给中间的信息发送环节预留的时间就相对有限了。因此，需要培训主办方掌握更加快捷、实效性高的信息传送工具。
2.1 E-mail与培训工作
2000年，我们注意到一些单位在其网站上公布了E-mail，同时图书馆界个人使用E-mail的情况也在增多。为充分利用便捷迅速的网络传递信息，在确保做好邮政发信主渠道工作之外，开始增加用E-mall发送信息的途径，到2002年底，随着电邮数量增多，为提高工作效率，开始试用了几款E-mail发信软件。
要顺利的使用E-mail发信息，计算机应具有奔腾Ⅲ处理器、512MB以上内存的配置，具备网络环境。同时要关注E-mail发信软件的选择，可选择一款发送端界面简洁，容易操作的电邮发信软件，功能配置上最好具备以下4点：①软件有多线程功能，开启后能够自动支持邮件分组列队同时发送，此功效能够节省发送时间，降低掉线、蓝屏停机的故障机率。②选择支持多种网络邮件协议的客户端软件，能提高发送成功率。③工作启动后，无需人员干预值守，能转入自动程序，能够在电脑中自动生成发送报告。④有清晰明了的回复邮件分组管理功能，可以自动分类保存反馈的邮件，能够提供发信状况清单。以便为下次发送培训信息，提供调整依据。
2.2 邮箱的收集
通过图书馆业界培训班、研讨会、行业年会通讯录，工具书阅览室，各图书馆网站上业务部门的邮箱等途径收集E-mail。2000年收集了128个邮箱，2001年收集186个邮箱，2002年收集255个邮箱，2003年收集496个邮箱，从2000-2003的4年中，共收集了1065个邮箱。其中通过本馆工具书阅览室收集了372个，占34.93％，在互联网上收集235个，占22.07％；通过本行业培训班、研讨会的通讯录收集458个占43％。可以看出，从行业培训的通讯录中收集的邮箱占了第1位。2004-2007年的4年里，共收集了1510个邮箱，2004年收集326个邮箱，2005年收集371个邮箱，2006年收集385个邮箱，2007年收集428个邮箱，在这4年期间，同样还是通过本行业培训(研讨)班的通讯录收集的最多，收集了945个邮箱，占了62.58％，
2008年，我们的合作伙伴友情提供了2350个邮箱。从2000-2008年收集到邮箱所有者的行业来看，其中大专院校图书馆所占比重略大，占了32.5％，其次是公共图书馆，占了24.3％，科研院所图书馆占13.5％，企业图书资料室及个人占12.2％，中等专业学校图书馆占10.5％，国家机关图书馆占7.2％，9年来收集了4925个邮箱，平均每年收集了547个邮箱。
2.3 邮箱的使用效果
随着收集E-mail数量的增多，我们在举办业界培训时，开始尝试着用电邮来配合邮政平信发送信息，长远目标是逐渐降低通过邮局发送的信件数量，同时也可以提高工作效率，以补充传统邮件的不足，扩大培训信息的覆盖面。要保证有良性的互动关系及较好的反馈效果，应当做到发送的培训主题与收件人的工作有密切的关联性。力争做到发送的信息是收到方可能需要的信息。
从表1数据可以看出，2000-2008年的9年中，通过E-mail收到培训信息，报名参加国家图书馆举办的培训(研讨)班人员共有218人，从表1数据中我们还可以看出，9年来参加培训的人员依照所在单位的行业分类统计：大专院校54人、公共馆45人、科研院所37人、中小学33人、机关单位28人、企业及个人21人。9年来参加培训最多的是大专院校图书馆人员，这与高校评估体系及教学活动中图书馆的重要地位密不可分，也与相对充足的培训经费相关。其次是公共图书馆，它的特色是重视知识更新，参加培训的人员绝大多数为业务骨干。依次排序下去为科研院所图书馆、中小学图书馆、机关单位图书资料室。
从表2数据我们可以看出，借助E-mail发送培训信息的招生效果是逐年增加，从2000年的4‰持续增长到2008年的36‰。统计显示，2000-2002年，平均有7‰的学员是从E-mail获得信息参加培训的；2003-2005年，我们收集的邮箱再继续增加，同时也开始有很多邮箱无法接收邮件了，但是，百分比还是继续上升了1.5倍。平均有21‰的学员是从E-mall获得信息参加了培训；2006-2008年，平均有32‰的学员是从E-mail获得信息参加培训的，达到了一个新的高度，从表格数据可以明显看出，参加培训的人员比例呈现了稳步上升的趋势。
从表3数据可以看出，2000年通过E-mail仅有3人参加了培训，此后每年参加培训的人数是逐年缓慢而又平稳的增加，在2002年的时候就翻了5倍，达到了15人，如果拿2000年与2003年对比，可以看到4年时间培训人员增加了7倍。8年之后的到2008年，通过E-mail获得信息，参加培训的人数已经达到了40人，是2000年的13倍，显示了E-mail能够在培训班的宣传招生工作中发挥良好的作用。
3. E-mail的优势和局限性
3.1 E-mail的优势
培训信息使用E-mail发送的优势有以下5点：①提高了培训信息的传递速度，能够一对一准确的将信息发送到个人手中，有更强的针对性，能够迅速通知到有培训需求的人员。②节约了批量发送邮政信函的费用，扩大了培训信息覆盖面。③降低了人工劳动强度，提高了工作效率，符合现代办公的计算机电子化、网络化发展方向；④对一个大中型的图书馆，可以分别向内部的若干部门、若干人发送信息。扩大了培训信息的覆盖面，提高了培训信息的宣传力度。平信往往是一个单位发送一封，需要参加培训的人员往往是看不到信函内的培训信息的，因而错失了参加培训的机会。⑤由于各种原因出现的退信及遗失信件，造成了的信息无法通畅传递交流的情况出现，最有效的应急补救措施就是通过新的渠道，利用E-mail来重新发送培训信息。报名参加培训周期长的瓶颈问题。
3.2 E-mail的局限性
在使用E-mail过程中，也应注意到它的不足之处，以便尽量规避。大致有以下8点：①电邮发信也存在一个不利因素，就是E-mail有效性呈现逐年下降的趋势，2003年初，通过向540个E-mail发送春节祝福问候，同时进行了检测，在使用了2种发信软件交叉测试后，整理比对了反馈数据得出结论，电邮信箱的失效率较高，共有194个邮箱失效，占了36％，仅有346个邮箱可以接收到我们的节日祝福。2005年底用2款软件向1285个邮箱发送了2006年的新年元旦祝福问候，测试显示有452个邮箱已经失效，占了35.2％，仅有833个邮箱可接收到我们的元旦祝福。据此经过加权平均估算，大约每年有17％的E-mail失效，原因较多，其中一些人的E-mail更换相对频繁是其中一个原因，相对来说，工作单位给员工分配注册的电子邮箱，能够保持常年的稳定与有效。②部分E-mail邮箱的保护系统能够识别出新接收到的邮件是通过群发软件发送出来的，邮箱会启动拦截邮件的功能，将信息屏蔽掉。③许多单位的业务部门需要先收到盖有红色公章的纸版培训通知，再向主管部门领导申请时递交上纸版培训通知，之后才能确定派出人员参加培训，因此还需要补发平信或传真的后续工作。④网络通讯情况相对复杂，收不到电子邮件的原因多种多样。如收信人长期没有清理信箱，邮箱空间已满，新的邮件无法投递进去。再有就是邮箱会自动的批量清理广告，将培训邮件误删除了。或者被对方电脑的防毒软件误判为是带病毒的邮件而删除了。⑤在邮件群发时会出现的一些问题，如对方若是收到了不可识别的乱码邮件，或者无法打开的附件。多数情况下不会向发件人发函问询，也就收不到培训信息了。⑥培训主办机构发送邮件的电脑自身带有病毒及网络系统不稳定，都会使本次发送有较高的邮件拒收率，或者邮件根本就没有发送出去。⑦在邮件群发时会出现一些意外，导致邮件发送中止，再次启动发送系统后，一些软件只能重头开始工作，此时已经收到信息的邮箱会再次收到该信息，如果多次中断，再多次重新启动操作，一些邮箱在收到二次以上的相同邮件后，保护系统会立即将该邮件全部屏蔽。因此应调试好相关程序，确保不会重复发送邮件。⑧许多人拥有N个E-mail，有的邮箱长期不使用，恰好我们获得的就是这个邮箱，培训信息发送后的效果可想而知了。
3.3 结语
从多年使用E-mail的实际情况看，它适合作为发送培训信息的辅助工具。同时我们也注意到，邮政信函在传递培训信息中仍然占据首要地位，平信邮件有其自身不可替代的优势。探索和研究如何更有效的传播图书馆的培训信息工作，是要促使培训工作跟上时代前进的步伐，更好地履行职责，辅助图书馆事业的发展。实践证明，图书馆培训工作是提高馆员素质，促进图书馆自身发展的有效途径。培训效果的显现需要时间来印证，更多的是一种具有“随风潜入夜，润物细无声”的特征。
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