按照《全国档案事业发展“十二五”规划》和《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》的要求，全国副省级以上档案馆都在持续推进数字档案馆建设，努力加快档案信息资源的共享服务，同时不断提升电子档案管理水平。各个档案馆的信息化机房从以往的网络中心逐渐发展为现在的业务中心和数据中心，机房的运行管理水平直接决定着档案馆业务工作的质量。截至2018年，全国47家副省级以上档案馆中有26家已经建成或者正在筹建新馆，如何科学合理地运行维护好信息化机房是各个档案馆面临的实际问题。
一、档案馆信息化机房运行中存在的常见问题
1.数据容量及安全问题。随着各个档案馆对馆藏档案的数字化以及不断接收新的电子档案，档案信息资源的数量呈几何倍数增长，信息化机房中的磁盘阵列等存储设备的容量将远远满足不了需要。由于档案的特殊性，要求存储档案信息的存储设备具有较高的可靠性，这类存储设备较普通存储设备价格要高出很多，如果不及时增加存储设备或者扩容现有设备，就可能导致馆藏档案信息资源只能保存一份，存在严重的数据安全隐患。
2.信息化设备问题。信息化机房中的服务器、交换机、磁盘阵列等设备承载着档案馆的各个业务系统和档案数据，随着运行时间的增加将不可避免地出现设备故障、设备的配置或者容量满足不了不断发展的业务需要的情况，如果不进行处理将会影响正常的业务工作。
3.供电系统问题。信息化机房基本都采用双路供电，信息化设备通过UPS不间断电源接入电源。机房的服务器、交换机和磁盘阵列等信息化设备功率负载都很大，并且365天24小时不间断运行，接入的电源系统存在线路过热老化的风险.另外，UPS不间断电源在长时间使用后可能会出现蓄电池容量不足、电池漏液和连接线老化起火的风险，深圳档案中心2019年1月28日晚就发生了配电房蓄电池由于使用年限过长导致冒烟起火的情况。
4.机房环境问题。副省级以上综合档案馆业务建设评价要求各个档案馆机房符合B类标准，《电子信息系统机房设计规范》规定B类机房温度23±1℃、湿度40%-55%，机房为了满足该温湿度要求需要配备机房专用精密空调。随着机房运行时间的增加以及空调系统的逐渐老化，可能会出现一系列问题。例如，空调加湿给水管道出现滴漏，或者压缩机出现冷凝水而引发的漏水报警;夏季高温时达不到要求的温湿度;北方寒冷的冬季由于室外温度过低，空调压缩机无法启动，而导致机房温度超标等问题的出现。
5.消防系统问题。信息化机房中部署的都是电气化设备，消防系统基本都采用七氟丙烷或者IG541的气体灭火系统，并与烟雾报警、吸气式感烟火灾探测器等系统进行联动。随着机房运行时间的增加，有可能出现气体灭火系统压力不足，气瓶因为外界污染受到腐蚀而变薄，气体过期，火灾报警控制器、消防联動控制器、感烟探测器、感温探测器、吸气式感烟火灾探测器等系统误报或者不报等情况，存在重大安全隐患。
二、档案馆信息化机房运维模式研究
1.数据容量及安全问题的解决方案。要解决数据容量问题，首先要对馆藏档案数字资源进行梳理，确定数据总量并且预估出未来几年数据的增长率，根据数据总量和年增长率对业务系统的磁盘阵列等存储设备进行增添或者扩容。在增添或者扩容时还需要考虑到现有存储设备的情况，对一些使用时间较长并且速度较慢的存储设备，需要进行升级或者淘汰。这些存储设备中的数据需要进行迁移，在确认数据妥善迁移后启用新的设备，旧设备中的数据可以作为一套数据备份。
数据容量问题解决后还需要关注数据安全问题。档案信息资源主要包括存放在各种关系数据库系统中的档案目录数据和存储格式为JPEG、Tiff及Pdf格式的档案原文数据。为保证数据安全，通常可以采用复制和备份两种方式：数据复制是指将数字档案资源手动在不同的磁盘阵列中拷贝多份，这些数据是直接可读的，便于查找利用。数据备份是指将数字档案资源通过DP、NBU、BakBone等备份软件进行备份，备份后的数据格式为各个软件的专有格式，数据不能脱离备份软件直接识别。数据备份的优势是可以自动对数据进行全量或者增量备份，备份后的数据经过压缩会比原始数据的占用空间小很多。
数字档案资源应采用复制和备份并结合多种保存介质的方式来保证数据安全。首先，将数据在不同磁盘阵列上复制一份，或者刻录到蓝光光盘库中作为在线备份数据;然后通过备份软件将数据备份为专有格式的数据，并保存在备份服务器连接的存储设备中，这种专有格式的数据一份导入到虚拟磁带库中作为近线备份数据，一份导入到物理磁带库中作为离线备份数据。通过这种多介质、多格式的形式，充分保证档案数据资源的安全。
2.信息化设备的运维。服务器、交换机、网络安全设备等信息化设备，随着使用年限的增加会逐步暴露出很多问题，在日常的运维中需要选择专业的运维团队和维保团队。运维团队负责每天多次对机房的设备和网络情况进行巡检，保证网络通畅、服务器等设备稳定运行。如果遇到硬件故障，迅速报告并联系维保团队到场检修。维保团队一般由硬件厂商的专业工程师组成，负责维修硬件故障。
服务器相对于交换机、网络安全设备等的维护有很大不同。服务器中运行着各种档案业务系统，随着档案业务系统功能的增加和承载数据的持续增长，对服务器计算速度、存储空间的要求也在不断提高，服务器的数量和硬件配置都需要根据需求进行升级。为了充分合理地利用各个服务器的资源，可以搭建虚拟化平台。虚拟化平台就是使用虚拟化软件将多台物理机的内存、CPU、IO等硬件资源进行整合与共享，根据各个应用系统的需求来分配资源，形成虚拟服务器。虚拟服务器之间在逻辑上是相互隔离的，互不影响。
3.供电系统的运维。供电系统的正常运行是信息化机房正常使用的基本要求。机房由于设备多、负载量大，电源线路发热量也大，需要定期对机房的供电系统、UPS不间断电源的电池组、连接电线进行巡检，观察线路是否有老化的现象;还应安装防雷系统和供电监控系统，在供电出现断电、缺相、欠压、跳闸等现象时自动报警，通知机房管理人员和安全保卫部值班人员进行及时处理。
UPS的内部电池组、负载、整流器、逆变器、旁路等部件的运行状态也需要实时监控，如有异常也立即自动报警。UPS的蓄电池要存放在干净、阴凉、通风好、干燥的环境中，每五年需要更换一次。UPS属于备用电源，大部分时间处于充电状态，只有在市电停电时才会启用，现实情况下一般停电的机率很小，电池一直处于充电状态会使电池的活性降低。所以，每三个月应对UPS电池进行一次放电试验，放电时间为设计时间的30%—50%，放电试验结束后恢复市电供电。
4.机房环境的运维。机房精密空调正常运行是保证机房符合温湿度要求的保障。机房精密空调应有专业的空调维保公司进行维护，除了日常的巡检外，还要每季度更换回风过滤网，定期用水枪清洁冷凝器翅片，每个季度对空调加湿罐进行清洗和清除水垢。对压缩机外壁要全部做保温处理，防止出现冷凝水聚集的情况。还要注意检查风机运行状况是否良好，每月检查皮带的松紧程度和轴承状况。定期检查压缩机油镜内的压缩机油位，要求油位在油镜的1/2～3/4之间，否则应立即添加压缩机油。保证压缩机运行无异响、无异振动。
机房还需要进行温湿度监控，在容易引起漏水的地方布置漏水绳，通过对前端的温湿度和漏水绳的信号采集，传至安全保卫控制中心的监控服务器进行集中监控，异常情况下能够及时通过短信、电话及声光报警，通知相关人员采取有效措施。
5.消防系统的运维。机房消防系统应定期进行巡检，并进行报警试验。气体灭火系统的消防气瓶应根据《气瓶安全技术监察规程》的要求每3年检测一次。火灾报警控制器、消防联动控制器、感烟探测器、感温探测器、吸气式感烟火灾探测器应定期进行设备巡检，并使用感烟探测器测试仪、感温探测器测试仪等工具来模拟火警，查看火灾报警控制器、火警信号显示、报警确认灯的运行情况，确定各个火灾预警系统处于正常的工作状态。