摘要：摘要:针对目前高校院(系)资料室存在的管理体制不健全、人员素质不高、自身功能减弱等问题，为更好地发挥资料室的图书情报职能，从更新观念、理顺管理体制、提高人员素质、增强自身功能几个方面提出了相应的对策和措施。
关键词：高校资料室 管理体制 功能
由于历史的原因，国内高校除校属综合图书馆以外，各学院、系、部也建立自己的专业图书资料室，用于存放本部门采购的图书及其它相关资料，是学校图书馆有益的补充。相对于图书馆丰富的馆藏来说，资料室虽小，却更专业，有自己的特色，而对的主要是本部门的师生员工，教师是借阅的主体。因此资料室与图书馆是相互补充、相互依存的关系。资料室的管理是值得大家努力探讨的问题。
一、高校资料室存在的问题
目前，大部分高校院(系)资料室还没有很好地发挥作用，资料工作的理论和实践还处于较低水平，离高校教师和学生的要求相距甚远，具体表现在以下几个方面。
1.管理体制不健全
国家教委在《普通高等学校图书馆规程》中明确规定，系资料室业务管理归图书馆领导，行政上归院、系领导。但实际上很多高校图书馆对此并没有从思想上引起重视，没有对系资料室进行具体的业务指导。而院(系、领导一方面工作繁多，再者，隔行如隔山。图书资料管理是一项专业性很强的工作，领导既不懂又不可能去研究该项工作，资料室在许多高校实际上成了烫手山芋，陷入一种非常无奈而又尴尬的境地。其管理体制呈分散型，导致校内书刊文献经费难以统筹安排，合理使用，馆室两级的图书资料互不知底，重复收藏，各系资料室之间也重复采购，造成不必要的浪费。
2.管理人员业务素质不高
资料员在高校教职工队伍中，地位虽然较以前有所提高，但也只是划入“教辅”人员的行列。这就决定了资料员的业务素质普遍不高，他们大多未受过图书情报专业技术培训，不熟悉图书馆管理业务，很难跟踪并服务于本系各专业的前沿研究；从主观上说，由于不受重视，积极性、创造性未能得到激发，多数资料员的工作仍停留在资料的订购、收发、编、登记、借阅、整理等日常琐碎事务上，满足于提供静态的“资料型”服务。加上编制少，有的还身兼数职，因而资料员的作用未能得到充分发挥。
3.资料室自身功能的减弱
高校的资料室之所以能够存在至今，说明其所具有的独特作用是学校图书馆所不能替代的。从功能上讲，“个性”是系资料室存在的前提，而“博”、“多层次”、“多功能”则是校图书馆的特点。资料室的主要任务，除了进行管理型的资料工作 (收集、加工、整理、借阅、交换等)以外，更重要的是在资料的工作上再进行研究型的情报服务(检索、研究、编写等)，使资料室成为系教学与科研的“先行”与“耳目”。然而，高等学校系级资料室属于非营利的公益事业单位，自我发展的能力很弱，在执行为教学科研服务的工作中，外在环境条件欠佳，以致在具体过程中不能满足教学及科研的需要，这就大大削弱了资料室作为支撑院系师生进行教学和科研，及时提供资料文献信息服务的支柱地位。
二、高校系资料管理员及文献资料要适应新形势
1.提高资料室管理人员的专业素质
对资料室管理员来说，一定的计算机知识和操作技能是不可或缺的。计算机操作及系统管理等技术问题是高校资料室现代化建设面临的主要问题。这一时代特征与图书资料加工的传统思维形式和操作方法有着较大的区别，而且即便是购进现成的管理软件，也需要进行日常的操作与维护，还需要根据图书管理的专业特点和具体情况加以适当的修改。这必然要求资料管理人员具备一定的计算机知识和操作技能，有足够的能力应对和及时排除软硬件设备中出现的一般故障和建库过程中产生的技术性问题。因此，对图书资料管理人员进行计算机知识的培训是实现资料室情报资料管理工作现代化的首要条件。
资料室管理员要具有较强的专业素质。在信息时代，资料管理人员作为资料文献与用户之间的中间人，在信息资料服务中起着重要的作用。工作人员的文化素质和业务水平在很大程度上决定了资料室的工作成效，这就要求资料管理员不仅要加强自身专业知识修养，提高专业水平，还要有强烈的事业心和高度的责任感。在具体的研究和服务工作中，如馆藏文献的合理结构、读者阅读倾向研究、检索技术探讨、定题服务、跟踪服务、文献信息开发等等，都需要资料管理员具有丰厚的知识储备，以便能够帮助读者获得新的科研信息资料，推动教学和科研事业的发展。
2.收集各方面的图书资料
资料室中藏书资料质量高，范围广，针对性强，才能更好地为读者提供阅读思考、研究探索、吸取营养和力量的物质基础。资料室应该保存研究生、本科生、函授学员的毕业论文，此外，资料室还应该有外院(系)同专业的图书和可交换的图书资料，实现资源共享。资料室务必大力收集各方面的图书资料，大大丰富藏书，为教学和科研提供深厚的物质基础。借助于读者进行文献资料的收集工作。进行文献资料的收集是高校资料室的基础工作，它同其他工作一样也需要进行调查研究。同时，要调查了解读者的基本情况，包括读者的数量、成分、专业、文化程度、阅读兴趣以及对各类图书资料的需求情况等，其调查结果可作为资料收集的基本依据，当然不是惟一的依据。由此可见，读者工作对高校资料室的自身建设有着重要的作用。
3.提供有效的专题信息服务
开展专题信息服务，既是新形势对资料室建设的客观要求，也是高校资料室自身深化服务，满足教学、科研实际的信息需求。资料室专题信息服务，即资料室根据本系专业的教学改革内容的实际需求，根据教师的特定需要，围绕某一专题，在一定时期内主动、连续地为教师提供对口的文献信息服务。
在此要求之下，资料室应将有关各专业的最新知识和信息及其改革动向、科技新成就等内容加以专题进行收集，整合不同期刊中的同一专题的文献信息，并集中编辑成专题信息索引，输入电脑，以文献名、分类号、关键词为检索途径，提供给教研室、教学人员使用，从而充分有效地开发、利用资料室的信息资源。
高校资料室在教学改革中进行专题信息服务，能够起到桥梁和纽带的作用。在各种载体文献激增的今天，教师需要借肋资料室的文献信息服务，使自己能以最快的速度，最短的时间全面掌握所需的信息。资料室在教学改革中进行专题信息服务，其目的性、针对性和主动性是十分明确的，针对教学改革的需要，全面收集具有时效性、实用性强的信息资料，从而深化信息资料工作的意义，提高资料信息的实用价值，能够为教学改革实践做出有效有益的支持。
4.正确、合理地进行藏书选择
由于高校各资料室的服务对象具有很强的针对性，所以资料室的藏书建设应以本学院的重点学科和重点专业为中心，着力突出专业特色。首先，重视专业文献资料的收藏。专业文献资料可以满足各院系学科建设、科研活动等专业需求，而资料室在教学、科研和学科建设中能否发挥积极作用及其作用的大小，在一定程度上取决于资料室藏书中专业文献资料的收藏是否正确、合理。因此，应该增加收藏文献资料的数量，扩大其范围，较系统地收藏中外专业期刊。
重视内部文献资料的收藏。内部文献资料主要包括：教师出外交流带回的图书资料、校外学者来校报告的图书资料、各种学术会议资料、学生的学位论文和院系老师撰写的论著等，此类内部资料的收集，对于院系的学科建设、科研活动有重要的利用参考价值。高校资料室应重视收集内部文献，以便获取所需的专业对口、学术价值较高的相关资料，也是丰富信息资源的重要途径。
三、建设现代化系资料室的对策
随着科学信息技术的迅猛发展，在信息化的今天，新科技、新技术、新知识、新信息层出不穷，资料室传统的图书资料管理方式已不能适应形势发展的要求，更无法满足教学、科研的需要，建设现代化的系级资料室，为专业教师的教学、科研提供迅速、方便的服务，已刻不容缓，为此我们应做好以下几个方面上作：
(1)理顺管理体制。资料室作为高校图书馆的补充，它与校图书馆的关系是指导与被指导、互补与协调的关系。图书馆应设立一个部门，专门对全校的文献资源建设进行统一领导，统一规划，改革现行的文献资料工作的管理体制，打破图书馆、各资料室分散封闭的格局，统一管理文献资源。图书馆和资料室在文献采购上应各有侧重，随时互通情报，避免文献资料的重订或漏订。对于校图书馆已有的资料、已提供的服务，系资料室没有必要重复收藏和提供。与专业无关的文献应坚决取消，与校图书馆重复的文献也基本上不订，以减少资源浪费，突出资料的专业特点。
(2)要在本专业教师的指导下，把一些常年不用或陈旧流通率低的资料，及过期的国标、设计图等逐步剔出，使资料室能有更多的空间增加新的、对教师和学生教学科研、学习有更大帮助的书籍。经常性的补充与更新书源，使得资料室相应与相关学科的藏书内容更加丰富，同时也保证了图书资料反应的信息与科学、技术、教育三方面基本同步。从而满足本系的教学与科研的需要。
(3)图书资料应实现自动化管理。自动化管理是高校系资料室现代化的基础，目前系资料室的管理方式还是传统的手上方式，这种传统的管理方式已小能适应现代化的需要，要提高管理水平、提供多样化、高质量的服务，图书资料必须实行自动化管理，如图书资料的选购采集、分类编目、资料检索查询、流通借阅等各个环节实行一整套计算机管理，也就是说在基础上作与服务上作各个环节应用计算机和其他机械设备，逐步实现管理上作自动化。只有实现了自动化才能逐步实现系资料室的现代化。
(4)图书资料上作管理要标准化、规范化。管理科学是实现系资料室现代化的保障，没有标准化、规范化的管理，就小可能实现资源共享。随着信息技术、计算机技术在图书馆的应用和校园网络的开通，资料室与图书馆之间，资料室与资料室之间建立开放型的情报信息系统，实现了校图书情报资源共建共享成为可能，这不仅促进了高校情报事业的发展，也为资料室的发展创造了一个良好的条件。
(5)资料室要利用自身特点，成为有专业特色的信息服务中心，与资料室管理员的观念、文化修养、专业水平及现代化服务技能、创新精神有直接关系。要实现管理上作自动化必须认识到传统的手上服务的落后性，为了适应计算机在图书资料管理上的现代化，就必须提高管理员的业务素质，对资料室的工作人员应尽快进行培训，作为资料管理员也应该认识到形势的发展，时不我待，应主动参加继续教育，学习必要的现代信息技术、计算机知识，能用计算机对信息加以处理，只有这样才能适应计算机管理的要求。另外，资料管理员也应提高职业道德素质，培养爱岗敬业的崇高品质，贯彻“读者第一、服务至上”的基本理念，树立全心全意为读者服务的意识，积极热心地为广大教师和学生服务。
四、结束语
综上所述，各高校在认真分析资料室建设与管理过程中存在问题的基础上，可通过合理选择图书资料、制定科学严格的管理制度、合理运用先进技术设备等措施，更好地服务于高校的教学和科研工作。我们相信，随着计算机技术、通讯技术的不断发展，数字化资料室的功能会越来越强大，作用会越来越显著。