[摘 要]公司级会计信息系统是基于会计视角的公司集成管理信息系统的一个子集。公司级会计信息系统可划分为采购付款、生产转换、销售收款、人力资源以及理财5个主要的业务流程。在公司级会计信息系统内部，与各个业务流程的运行相集成的是相应数据处理循环。按照数据处理逻辑上的先后，可将数据处理循环分为四个基本环节：数据输入、数据存储、数据处理和信息输出，每个环节都具备自身的运行特点和控制上的关键措施。
[关键词]AIS 业务流程 数据处理循环 集成
AIS（Accounting Information System，会计信息系统）是一个收集、记录、存储和处理数据，用来为会计决策提供信息的系统。AIS可以是基于纸和笔的人工系统，也可以是使用最新IT技术的复杂系统，或者介于二者之间。不管采用何种方法，建设AIS的过程是类似的：AIS及其使用者都必须收集、录入、处理和报告数据和信息。纸笔和计算机软硬件只不过是产生这些会计信息的工具不同而已。
AIS通常由以下六大要素组成：（1）操作系统以及完成不同功能的人员；（2）涉及收集、处理、存储公司活动数据的手工及自动化的业务流程和规定；（3）关于公司及其业务流程的数据；（4）处理公司数据的软件；（5）信息技术基础架构（包括计算机及外部设备，用来收集、存储、处理和将数据转换为信息的网络通讯设备等）；（6）保护AIS系统的内部控制和安全措施。
以上六大要素共同作用，使得AIS可以收集和存储关于公司活动、资源和人员的数据，将数据转换为决策有用的信息，以便财务人员能计划、执行、控制和评价业务活动、资源和人员，以及提供足够的控制来保护机构的资产（包括数据），以确保资产和数据的可用性、准确性和可靠性。
一、AIS中的主要业务流程
AIS中从获取交易数据到产生诸如财务报表等信息输出的过程成为业务流程。AIS通常可以分成如下五个主要的业务流程：
（1）销售收款流程：销售商品和劳务以换取现金或未来收现的权利。
（2）采购付款流程：为了换取现金或未来收现的权利，公司购买存货准备销售，或者购买原材料用以生成产品。
（3）生产转换流程：将原材料转换为产成品的过程，也称为生产流程或转换流程。
（4）人力资源管理流程：雇佣、培训、补偿、评价、晋升和终止员工的过程，在小型公司中也称薪资流程。
（5）理财流程：公司出售股权给投资者或借款以获得资金，投资者收到股利或者借款利息。
这些业务流程重复不断地处理一些相关的交易。如大多数销售收款流程中的交易或者是提供商品或劳务，或者是收款。这些基本的业务流程各自依靠一系列公司业务活动来完成。如公司在进行一次销售之前可能需要回答一连串的客户咨询、检查存货量等活动。另外，公司在赊销前还要检查客户信用，当每次收到货款时都要更新信用记录等。
在很多会计软件包中，不同的业务流程被实施成各个相对独立的功能模块。每家公司都不需要购买并实施所有模块。有些类型的公司有特殊的业务需求，如金融机构有贷款—储蓄和投资—贷款等流程，这些业务流程和涉及客户账户和贷款的交易相关。另外，对于给定的业务流程的本质会因公司类型的不同而不同。如服务性公司的付款流程，例如记账公司或法律机构，就不涉及商品的采购付款与销售收款交易。每个业务流程的最后一项活动都是“给其他业务流程提供适当的信息”，这显示了各个业务流程之间的连接，以及它们与总账及报表系统的接口。
二、数据处理循环与业务流程的集成
AIS的重要功能之一是有效和高效地处理公司交易数据。在人工会计系统中，数据被写在纸质的凭证和账簿上。在计算机系统中，数据被录入计算机，并存储在文件和数据库中。使用数据产生有意义的相关会计信息的过程被称为数据处理循环。数据处理循环分为四个基本步骤：数据输入、数据存储、数据处理和信息输出。
会计师在数据处理循环中起着重要作用。会计师必须和AIS系统分析人员相互合作，共同回答以下问题：机构应当录入和存储哪些数据？谁有权访问这些数据？怎样组织、更新、存储、访问和检索这些数据？如何满足预期的和非预期的会计信息需求？为了入木三分地回答以上问题，会计师必须理解数据处理循环的相关知识。
1. 数据输入
数据处理循环的第一步就是在交易发生时，获取交易数据并输入计算机会计信息系统。数据获取过程通常因业务活动的发生而触发。每个业务活动必须要收集三方面的数据：（1）活动/事项本身；（2）被该活动影响的所有资源；（3）参与该活动的所有人员。
例如，销售收款流程中最频繁发生的交易就是销售，现销或赊销。公司可以收集关于销售活动的以下数据：（1）销售发生的日期和时间；（2）销售人员和检查人员数据；（3）销售发生的地点及检查记录；（4）销售的货品清单；（5）每个货品的数量；（6）每个货品的报价和实际售价；（7）销售总额；（8）对于赊销：发货提示数据、客户账单发送地址和送货地址，客户名称等。
从前，公司大多使用纸质源文件收集业务活动数据。现在逐渐改成输入到计算机中或通过Internet，专用电子商务通道直接收集电子业务活动数据。表1列示了信息化环境下一些常见的业务流程活动和获取活动/事项数据的源文件或表格名称。当今主流的是公司业务活动的数据直接从AIS系统的数据录入界面输入会计信息系统中。AIS数据录入界面通常采用和纸质源文件相同的名称。
表1 常见的业务流程、业务活动及财务单据
（1）抛砖文件
如果和客户或供应商交换纸质源文件，AIS系统可以通过使用“抛转文件”来提高数据输入的准确性和效率。“抛转文件”是公司发送给外部相关各方的公司记录数据，并作为输入回到本公司的系统中。“抛转文件”是由AIS系统可读的表格构成，以便对输入记录进行后续处理。例如送给客户的账单（销售发票等），客户付款后，再通过特定的扫描设备读入会计信息系统中。
（2）源数据自动化
提高录入数据正确性和效率的另一种方法是源数据自动化。源文件自动化设备在第一时间、第一地点从机读表中获取交易数据。例如，银行的ATM机，零售店的POS机，仓库中的条码扫描器等。
（3）单据预先连续编号
处理交易的第二步是确认所获取数据的准确性和完备性。提高准确性和完备性的一个途径是使用设计良好的抛转文件和数据录入界面，以及元数据自动化。通过购买预先编号的源文件或让系统给每个交易自动分配一个序列号都能改善控制。预先编号简化了验证所有交易都被记录，源文件中没有交易被遗漏（试想在没有预先编号的情况下给支票簿做试算平衡）。
设计良好的纸质表格和数据录入界面，通过及时提示该收集什么样的数据，可以提高准确性和完整性，给逻辑上相近的信息分组，通过验证窗口和下拉菜单来提供可选项，使用适当的灰化和边界来划分数据项，通常预先格式化数据录入界面，列出所有需要录入的数据。有时，这些录入界面重新组装源文件，就像纸质源文件一样，用户在录入界面中填充这些数据项。
这对于系统验证交易的控制目标也同样重要。如公司不想销售给某客户货物，因为该客户没有付款或者要求立即装运缺货商品。这类问题可以通过编写代码，在售前检查客户信用额度和付款记录，以及检查存货状态这种方法来预防。
2. 数据存储
公司的数据是公司最重要的资源之一。然而只有数据并不意味着有用，公司必须将数据准备完成适当的功能。因此，会计师需要理解数据在AIS中是如何组织、存储和访问的。本质上，会计师必须知道如何合理管理和最大化利用数据。
试想如果一本教材没有按照章节、部分、段落和句子来组织，读起来该有多费劲！再设想公司要从随意摆放所有的文件中找到一张发票有多难。幸好，绝大多数的公司和教科书都是经过组织便于检索数据的。同样，AIS中的数据也需要组织，以便于访问和使用。
3. 数据处理
AIS中的数据处理主要包括8个方面。①数据采集：采集所需的信息。②数据转换：把信息转换成机器能够接收的形式。③数据分组：指定编码，按有关信息进行有效的分组。④数据组织：整理数据或用某些方法安排数据，以便进行处理。⑤数据计算：进行各种算术和逻辑运算，以便得到进一步的信息。⑥数据存储：将原始数据或计算的结果保存起来，供以后使用。⑦数据检索：按用户的要求找出有用的信息。⑧数据排序：把数据按一定要求排成次序。
数据处理的内容涉及薪金支付，票据收发、信贷和库存管理、生产调度、计划管理、销售分析等。它能产生操作报告、金融分析报告和统计报告等。数据处理技术涉及到文件系统、数据库管理系统、分布式数据处理系统等方面的技术。
此外，由于数据或信息大量地应用于各种各样的企业和事业机构，工业化社会中已形成一个独立的信息处理行业。数据和信息本身也已经成为人类社会中极其宝贵的资源。信息处理行业对这些资源进行整理和开发，借以推动信息化社会的发展。
会计数据处理不仅包括为提供对外报表所进行的一系列记账、算账、报账等工作，而且还包括在此基础上为提供控制、预测、决策所需会计资料所进行的进一步的处理工作。会计数据处理是会计工作的重要内容之一，是进行其他会计工作和管理工作的基础。
AIS中数据处理的特点有：
（1）数据来源广泛，连续性强，数据量大，存储周期长，类型较为复杂。输入时要进行严格的审核。
（2）工作较简单，但准确性要求非常高。
（3）信息输出频繁且量大，输出形式多种多样。
（4）环节较多，处理步骤定期重复进行，处理过程必须符合会计制度和政府法规要求，井方便审计。
（5）证、账、表种类繁多，数量大，要作为会计档案长期保存，并方便查找。
（6）计数据处理的安全性，保密性有一定要求，以杜绝舞弊和贪污。
（7）处理深度、广度进一步扩展，由简单加工向复杂加工、多次加工过渡。
4. 信息输出
信息输出包括屏幕查询输出、打印输出、通过软盘输出和利用网络传输输出等几种形式。我国财政部对会计信息系统的数据查询功能没有统一的格式和内容要求，总要求是必须满足用户对会计数据的日常查询需求。包括查询机内会计科目、记账凭证和原始凭证、总分类账和明细账、往来账款的结算情况、到期票据的结算情况等等。
具体地讲，会计信息系统应当提供机内记账凭证的打印输出功能，打印格式和内容应当符合国家统一会计制度的规定。在机内总分类账和明细分类账的直接登账依据完全相同的情况下，总分类账可以用总分类账户本期发生额的余额对照表替代。对于业务量较少的账户，公司级会计信息系统可以提供会计账薄的满页打印输出功能。已结账的会计账簿、会计报表打印输出时应有特殊标记。根据机内会计凭证和据以登记的相应账簿生成的各种机内会计报表数据，会计信息系统不能提供直接修改功能，即不允许直接修改系统自动生成的会计报表。会计年度终了进行结账时，会计信息系统应当提供在数据磁带、可装卸硬磁盘或者软磁盘等存储介质上的强制备份功能等。
综上，当今的公司级会计信息系统是基于会计视角的公司集成管理信息系统的一个子集。AIS可划分为采购付款、生产转换、销售收款、人力资源以及理财5个主要的业务流程。在AIS内部，与各个业务流程的运行相互集成的是对应的数据处理循环。按照数据处理逻辑上的先后，可将数据处理循环分为四个基本环节：数据输入、数据存储、数据处理和信息输出，每个环节都具备自身的运行特点和控制上的关键措施。
作者简介：张建振：1966—，河北涿州人， 北京财贸职业学院讲师，研究方向：公司理财